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Nützliche Tipps für den Alltag

Viele Probleme mit dem Finanzamt entstehen nicht durch falsche Zahlen, sondern durch fehlende oder unvollständige Unterlagen. Mit diesen Tipps vermeiden Sie die häufigsten Fehler.

Belege sammeln

  • Thermopapier sofort sichern Kassenbons und Tankquittungen auf Thermopapier verblassen oft schon nach wenigen Monaten. Scannen oder kopieren Sie sie zeitnah.
  • Rechnungen gleich prüfen Stehen Name und Anschrift richtig drauf? Gibt es Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistung und Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten? Fehlerhafte Rechnungen können den Vorsteuerabzug gefährden – lassen Sie sie sofort korrigieren.
  • E-Rechnungen als Datei aufbewahren Bei einer E-Rechnung ist die Datei (z. B. XML) das Original. Ein Ausdruck genügt nicht; speichern Sie die Datei unverändert ab.
  • Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm schreiben Ich empfehle, eigene Rechnungen mit einem GoBD-konformen Rechnungsprogramm zu erstellen statt mit Word oder Excel. So sind die Rechnungsnummern sicher fortlaufend, und eine einmal erstellte Rechnung lässt sich nicht nachträglich unbemerkt ändern – genau darauf achtet das Finanzamt bei einer Prüfung.
  • Bewirtungen sofort notieren Anlass und Teilnehmer gleich auf dem Beleg vermerken – nach Wochen weiß das niemand mehr genau.

Kasse

  • Kassenbuch täglich führen Bareinnahmen und -ausgaben müssen täglich aufgezeichnet werden. Ein nachträglich „nachgeschriebenes“ Kassenbuch erkennt das Finanzamt und kann die Buchführung verwerfen.
  • Kein Minus in der Kasse Eine Kasse kann nie weniger als null Euro enthalten. Ein rechnerisches Minus zeigt Fehler und führt oft zu Schätzungen.
  • Kein Kassenbuch in Excel oder Word Solche Dateien lassen sich unbemerkt ändern und werden deshalb nicht anerkannt. Nutzen Sie ein gebundenes Kassenbuch oder ein GoBD-konformes Kassenbuchprogramm.
  • Elektronische Kassen Sie brauchen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) und müssen über „Mein ELSTER“ beim Finanzamt gemeldet werden: eine neue Kasse innerhalb eines Monats nach Anschaffung, Miete oder Leasing, ebenso die Außerbetriebnahme (auch bei Defekt oder Diebstahl) innerhalb eines Monats. Gemeldet werden immer alle Kassen einer Betriebsstätte gemeinsam.

Fahrtenbuch

  • Zeitnah und lückenlos Tragen Sie jede Fahrt sofort nach der Fahrt ein. Nachträglich erstellte Fahrtenbücher werden verworfen – dann gilt die 1-%-Regel, die meist ungünstiger ist.
  • Pflichtangaben je Fahrt Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende, Ziel, Zweck und besuchte Geschäftspartner. Bei Privatfahrten genügen die Kilometer, bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein kurzer Vermerk.
  • Feste Form Nur ein gebundenes Heft oder ein Programm, das nachträgliche Änderungen sichtbar macht. Lose Blätter oder Excel-Tabellen erkennt das Finanzamt nicht an.

Post vom Finanzamt

  • Bescheide sofort weitergeben Gegen einen Steuerbescheid kann nur innerhalb eines Monats Einspruch eingelegt werden. Schicken Sie mir Bescheide deshalb gleich nach Erhalt.
  • Prüfungsanordnung melden Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, melden Sie sich bitte sofort – vor allem, bevor Sie dort selbst anrufen.
  • Briefumschlag aufheben Kommt ein Bescheid erst spät bei Ihnen an, kann der Umschlag mit Poststempel als Nachweis für die Einspruchsfrist wichtig sein.

Geld und Konto

  • Konten trennen Ein eigenes Geschäftskonto erleichtert die Buchhaltung und vermeidet Rückfragen bei einer Prüfung. Laufen betriebliche Einnahmen oder Ausgaben über Ihr privates Konto, kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auch die Vorlage dieses Kontos verlangen.
  • Handwerker überweisen Die Steuerermäßigung für Handwerker und haushaltsnahe Dienstleistungen gibt es nur bei unbarer Zahlung (Überweisung, Karte), nicht bei Barzahlung. Die Rechnung muss vorliegen.
  • Belege fürs Jahr sammeln Legen Sie eine Mappe für Spenden, Handwerkerrechnungen und Arztbelege an. Dann ist zur Steuererklärung alles beisammen.

Stand: Oktober 2026. Die Tipps ersetzen keine Beratung im Einzelfall.